Organisatie
Het directoraat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (DMVO) is de centrale aanjager van maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen de Rabobank Groep. Het directoraat richt zich zowel op de verduurzaming van de financiële producten en diensten als op de verduurzaming van bedrijfsprocessen en bedrijfsvoering. Innovatie en integratie zijn daarbij belangrijke kernwoorden.
Het directoraat formuleert in samenspraak met de raad van bestuur op strategisch niveau het corporate MVO-beleid van de Rabobank Groep en ondersteunt de commerciële en operationele eenheden met het vertalen van het strategische beleid naar concrete activiteiten.
Elke entiteit van de Rabobank Groep en 90% van alle lokale Rabobanken beschikken over een MVO-coördinator. Deze coördineert de implementatie van MVO binnen het bedrijfsonderdeel. Bijvoorbeeld door het onderdeel worden opgenomen. Beleidsmatig is MVO altijd de verantwoordelijkheid van de directie van de entiteit of lokale Rabobank.
Ieder groepsonderdeel is verplicht om ieder kwartaal te rapporteren over de voortgang van de realisatie van de twee vastgestelde MVO-doelen. Elk kwartaal ontvangt de raad van bestuur hierover een verslag, dat geïntegreerd is in de reguliere rapportage. Het directoraat Control Rabobank Groep is verantwoordelijk voor deze dataverzameling en -registratie, de controle van de data op juistheid en volledigheid en de periodieke rapportage van de MVO-performance. Uitzondering hierop vormt de rapportage van lokale Rabobanken. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het directoraat Coöperatie en Bestuur.
Sinds 2004 verifieert Audit Rabobank Groep (ARG) de gegevens uit het maatschappelijke jaarverslag in overleg met de bij het verificatieproces betrokken externe accountant. ARG gaat ook na of de procedures goed zijn gevolgd. Het doel van de verificatie is om de lezer zekerheid te bieden dat de informatie in het verslag klopt. Om een hoog niveau van zekerheid te bieden, moet er meer controlewerk worden verricht dan bij een lager niveau van zekerheid. De externe account drukt het verschil in zijn assurancerapport uit door de gebruikte bewoordingen (positief danwel negatief).
De Rabobank Groep streeft ernaar om voor steeds meer deelgebieden een hoog niveau van zekerheid te bieden. Sinds het verslagjaar 2005 voldoet ons maatschappelijk jaarverslag ook aan de richtlijnen van de AA1000-Assurance Standard.
Alert toezicht en adequaat management moeten wereldwijd onze integriteit waarborgen en onze reputatie beschermen. Dit begint met het systematisch inventariseren van relevante wet- en regelgeving en het volgen van ontwikkelingen op het gebied van maatschappelijke normen voor integer handelen. Het directoraat Toezicht adviseert over de naleving van de externe regelgeving en interne procedures en ziet erop toe dat bij niet-naleving het management de noodzakelijke correctieve maatregelen neemt. Bij geconstateerde interne fraudes wordt altijd aangifte gedaan bij politie en justitie.
Het spreekt vanzelf dat de medewerkers een juiste attitude moeten hebben ten opzichte van de naleving van regelgeving. Om die reden worden zij regelmatig geattendeerd op het belang van het naleven van interne en externe codes en wettelijke regels.
Binnen het toezicht spelen de compliance officers een belangrijke rol. Het directoraat Toezicht stuurt hen functioneel aan. De officers rapporteren hun bevindingen periodiek aan het directoraat en het lokale management.
De focus ligt daarbij op:
- zorgvuldige dienstverlening: de Rabobank stelt in haar dienstverlening de klant voorop. Elke klant krijgt de zorg die hij op grond van de gekozen dienstverlening mag verwachten. Aan een klant worden geen producten of diensten verkocht die niet bij zijn doelstellingen passen.
- klantintegriteit: de Rabobank wil en mag niet meewerken aan ongewenste activiteiten van klanten, zoals witwassen, terrorismefinanciering, handel met voorwetenschap, koersmanipulatie, belastingmisdrijven en ontwijken van rapportageverplichtingen. In het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is beleid geformuleerd en zijn procedures vastgelegd om onze klanten in categorieën in te delen. Sommige (combinaties van) klanten en producten hebben een hoger risico dan andere. Procedures voor de acceptatie en identificatie van klanten zijn daarop afgestemd.
- integriteit van de bank en van de medewerker: ook het gedrag van de bank zelf en van haar medewerkers vormt een belangrijk aandachtspunt voor de compliance officer. Het gaat dan om zaken als onvoldoende zorgplicht, misleidende communicatie, belangenverstrengeling en handel met voorwetenschap en koersmanipulatie.
Elk groepsonderdeel, elke lokale Rabobank en elke buitenlandse vestiging heeft een compliance officer die op deze terreinen het management ondersteunt.
De raad van commissarissen bespreekt drie maal per jaar aan MVO gerelateerde onderwerpen zoals de verkorte weergave van het maatschappelijk jaarverslag en het jaarverslag van de Rabobank Foundation.
De meeste lokale Rabobanken hebben een eigen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Daarnaast is er voor het collectief van de aangesloten banken een Groepsondernemingsraad Aangesloten Banken (GOR AB). Rabobank Nederland heeft een eigen Ondernemingsraad, dat geldt ook voor De Lage Landen, Obvion, Orbay, Robeco, en Rabo Vastgoedgroep.
De medezeggenschapsorganen zijn betrokken bij alle belangrijke ontwikkelingen in de organisatie en hebben advies- en instemmingsrecht volgens de regels van de Wet op de Ondernemingsraden. Bestuurder en medezeggenschap bespreken twee keer per jaar de ontwikkelingen binnen de Rabobank op sociaal en maatschappelijk gebied aan de hand van het (half-)jaarverslag en het maatschappelijk jaarverslag.
Verder zijn onderwerpen als inzetbaarheid, performance management, arbobeleid, en diversiteit regelmatig onderwerp van gesprek. De ondernemingsraden richten zich bovendien op de betrokkenheid van medewerkers bij MVO en de inbedding van MVO in de bedrijfsvoering en in de dienstverlening aan klanten.
De Ondernemingsraad van Rabobank Nederland richt zich primair op ontwikkelingen in de (arbeids)organisatie van Rabobank Nederland.
De GOR AB houdt zich vooral bezig met ontwikkelingen en onderwerpen die voor het collectief van de lokale Rabobanken aan de orde zijn. De bestuurder bespreekt centraal geïnitieerd beleid, waarmee alle lokale Rabobanken te maken krijgen, in een vroegtijdig stadium met de GOR AB.
Verder ondersteunt de GOR AB de ondernemingsraden van de lokale banken bij de verdere professionalisering.
De European Works Group (EWG) bestaat uit medewerkers (vertegenwoordigers) van kantoren van Rabobank International in Europa en van ACCbank en Rabobank Nederland. De EWG is opgericht in 1999 en is een vorm van medezeggenschap voor de Rabobank op Europees niveau over transnationaal beleid en ontwikkelingen.
De EWG vergadert minimaal twee maal per jaar over verschillende ontwikkelingen in de business en het HR-beleid in Europa.
Indien nodig overlegt de Rabobank met vakbonden (naar schatting 15-20% van de medewerkers is lid van een vakbond) en andere vertegenwoordigende organen zoals de Deelnemersraad van het Pensioenfonds.
Om integratie van MVO in de dagelijkse werkzaamheden te borgen is Maatschappelijk Verantwoord Handelen opgenomen in de Rabobank Competentietaal.
Het executive kader van Rabobank Nederland stelt per directoraat een MVO-doelstelling vast die wordt afgestemd met de raad van bestuur. Het executive kader is daarnaast verplicht om één doelstelling op te nemen in de Performance Managementafspraak.
In toenemende mate wordt deze doelstelling doorvertaald naar een collectieve doelstelling voor alle medewerkers.
